Participants : Personnel souhaitant maîtriser les options de base d’Outlook.

Objectifs :        Savoir gérer les différents objets et les outils de communication.

Durée : : La formation est répartie sur 1/2 journée soit 3.5 heures.

1. Outlook présentation

  • Présentation et démarrage
  • Le navigateur

2. La messagerie Envoi de messages

  • Composition d’un messagerie
  • Le carnet d’adresses
  • Rédaction d’un message
  • Mise en forme
  • L’insertion de pièces jointes depuis le message
  • Options d’envoi de messages
  • Enregistrer un message inachevé
  • Récupérer un message inachevé et l’envoyer
  • Insérer des repères d’importance et suivi des messages
  • Ajouter un indicateur de suivi à un message
  • Définir l’importance d’un message
  • Signatures des messages

3. Gestion des messages

  • Suppression, recherche, tri et impression
  • Archivage de messages
  • Signatures automatiques

4. Gestion du carnet d’adresses

  • Carnet d’adresses personnel
  • Créer une liste de diffusion
  • Répondre à l’expéditeur, répondre à tous
  • Transfert de messages

5. Calendrier

  • Les modes d’affichage
  • Création de rendez-vous / Événements
  • Caractéristiques, propriétés, alarme
  • Mise en place de réunions
  • Gestion des tâches : définition, assistance d’une tâche

Participants : Personnel ayant suivi le stage Outlook Notions de base.

Objectifs : Savoir gérer le travail collaboratif d’Outlook.

Durée : : La formation est répartie sur 1/2 journée soit 3.5 heures.

1. Rappels sur les options avancées de la messagerie

 2. Options avancées du calendrier

  • Gestion des réunions
  • Vérifier les réponses des participants à une demande de réunion
  • Définir un rappel de rendez-vous
  • Gérer la périodicité d’un rendez-vous ou d’un événement
  • Paramétrer son calendrier
  • Paramétrer les styles d’impression du calendrier

 3. Optimiser le travail en groupe à l’aide du gestionnaire des tâches

  • Assigner une tâche
  • Accepter ou refuser une tâche
  • Reprendre possession d’une tâche refusée
  • Paramétrer l’affichage et personnalisation du dossier tâche
  • Transformer un message en tâche
  • Transformer une tâche en rendez-vous

 4. Organiser sa messagerie et profiter des options de regroupements

  • Créer des dossiers pour classer des messages
  • Créer des dossiers Outlook et dossiers personnels
  • Classer des messages dans les dossiers
  • Grouper les messages
  • Trier les messages selon des critères
  • Rechercher des éléments dans les dossiers selon des critères
  • Recherche
  • Gérer le courrier indésirable
  • Utiliser le gestionnaire d’absence du bureau
  • Transférer et classer automatiquement des messages pendant une absence
  • Utiliser les règles de gestion des messages
  • Demander une réponse et une confirmation de lecture
  • Utiliser les boutons de vote
  • Désigner un autre utilisateur comme destinataire des réponses à votre message
  • Ajouter un lien hypertexte à un message

5. Partager Outlook avec son équipe

  • Déléguer sa boîte aux lettres
  • Envoyer du courrier pour le compte d’une autre personne
  • Partager un dossier
  • Ouvrir le dossier d’un autre utilisateur

6. Les formulaires

  • Création, gestion

7. Fonctions d’archivage

  • Pourquoi archiver ?
  • L’archivage automatique