Participants : Collaborateur, assistant, secrétaire en poste souhaitant renforcer ses compétences et dynamiser sa fonction

Prérequis : Sens affirmé de la rigueur et de l’organisation
Compétences relationnelles
Objectifs : Faire le point sur ses pratiques
Accroître l’efficacité dans son travail en améliorant son organisation et sa gestion du temps
Améliorer sa communication et ses relations professionnelles, internes et externes

Durée : La formation est répartie sur 3 jours soit 21 heures.

 1 Comprendre sa fonction et ses enjeux

  • Définir sa place et identifier ses missions
  • Clarifier ses objectifs
  • Analyser son environnement de travail et ses contraintes
  • Les valeurs et les « règles du jeu » de l’entreprise
  • Diagnostic de ses habitudes et de ses pratiques pour resituer sa fonction

2 Son rapport aux autres

  • Comprendre sa place parmi les autres (équipe, managers, collègues, visiteurs,
  • clients, fournisseurs, etc.) et les interactions possibles
  • Mieux se connaître pour être plus efficace : ce qui nous fait agir, ce qui nous fait
  • réagir
  • Développer son aisance relationnelle en toute circonstance
  • Gérer les interlocuteurs et les situations difficiles

3 Communiquer efficacement

  • Mieux communiquer oralement, à l’accueil, au téléphone, en interne :
  • verbal et non verbal, écoute, compréhension, questions, reformulation, conclusion

 

  • Mieux communiquer à l’écrit : arguments, techniques rédactionnelles, formules
  • types, plan et mise en page des écrits
  • Rappel sur le traitement des E-mails : envoi, réception, réponse, transfert,
  • classement
  • Le courrier d’entreprise et les Emails : Le juste moment pour écrire, pour répondre

4 Maîtriser son temps

  • Les priorités, l’urgence, l’essentiel et le secondaire
  • Retenir l’essentiel et l’urgent et savoir en rendre compte
  • Apprendre à anticiper et planifier (quoi faire et quand)
  • Gérer les sollicitations, savoir faire patienter, dire non avec courtoisie
  • Repérer et analyser les gains d’une bonne organisation.

5 S’organiser efficacement

  • L’utilisation pertinente des outils : messagerie, échéanciers, liste de contrôle, etc.
  • Organiser traitement et diffusion de la documentation : lire, repérer, trier, partager,
  • diffuser, classer l’information
  • Faciliter l’accès à la documentation : plan de classement; mode opératoire
  • Préparation efficace des réunions, évènements, projets